Voici un bref aperçu du lexique utilisé dans le cadre des congrès:

Badge - Carte d'identité remise à tous les participants et au personnel de service qui permet d'accéder aux salles de conférence, aux évènements spéciaux etc... Le Badge peut être magnétique, c'est à dire à glisser sur le lecteur, ou RFID de dernière génération, lisible de loin.

Conférencier (Speaker) - Rapporteur au congrès. Généralement chaque conférencier présente une ou plusieurs sessions. Il est aussi souvent participant, c'est à dire qu'en plus de présenter sa propre session, il participe aussi à d'autres sessions en tant qu'auditeur.

Exposant - Dans beaucoup de conférence il est assez fréquent qu'une démonstration ou qu'une exposition technique soit présente. Dans ce cas, les stands sont loués à des exposants pendant toute la durée du congrès.

F.M.C. - Formation Médicale Continue - Règlement établi par le Ministère de la Santé qui prévoit l'attribution de crédits aux professionnels de la santé en fonction de leur participation aux congrès en tant que conférencier, mais aussi en tant qu'auditeur.

Membre du congrès - (Attendant) - Participant au congrès en tant qu'auditeur.

Papier - Voir Résumé.

Participant - Voir Membre du congrès.

PCO (Professional Conference Organizer) - Le PCO est le secrétariat d'organisation de l'évènement. C'est celui qui coordonne le comité scientifique, les conférenciers, les participants, les fournisseurs et les sponsors. Le PCO a un contrat avec le secrétariat scientifique qui décrit en détail les fonctions et les tâches.

Programme - (Schedule) - Le programme est un imprimé qui rapporte toutes les sessions du congrès en indiquant les jours, les heures et les salles. Le programme est défini par le secrétariat scientifique ou par le Président en fonction des Résumés qui ont été acceptés ou rejetés.

Référent - (Chair - Referee) Dans les grands congrès, il existe un comité spécial pour chaque matière, dirigé par un président spécifique. Le président est celui qui reçoit les résumés des potentiels intervenants, il les évalue et décide de les accepter et les inscrire dans le programme du Congrès, ou de les rejeter.

Résumé - Bref document produit par le rapporteur (auteur) qui résume le sujet discuté pendant la session de la conférence.

Secrétariat Scientifique - Le secrétariat scientifique (comité scientifique) est composée des commanditaires de la conférence, habituellement des scientifiques qui se tourne vers le PCO pour tout ce qui concerne l'organisation du congrès. Généralement, le secrétariat scientifique est celui qui évalue les Résumés proposés par les intervenants potentiels et qui décide de les accepter ou de les rejeter.

Session - (Session) Pendant la session d'un congrès le rapporteur ou les rapporteurs exposent leurs arguments et les participants écoutent. Les sessions peuvent être plénière, c'est à dire qu'elles incluent tous les participants ou contemporaines, c'est à dire que chaque membre de la conférence choissit à quelle session participer. Voir aussi à ce sujet Traces.

Sponsor - Le sponsor contribue financièrement au déroulement de l'évènement en échange de publicité. Cette publicité peut apparaître sur les revues spécifiques du congrès, sur les dossiers, sur les badges, mais aussi à travers les fonds de couvertures donnés aux évènements, cocktails, dîners de gala atc...

Traces - Plusieurs sessions simultanées peuvent être programmées dans différentes salles pour réaliser plus de Traces, chacune sur un argument disctinct. Ceci permet de donner aux participants la possibilité d'assister aux sessions qui correspondent le mieux à leur intérêt.

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